Powołanie i odwołanie członka komisji przetargowej jest decyzją kierownika jednostki, jednak odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić szczególnie w sytuacji: 1) naruszenia przez niego obowiązków rzetelnego i obiektywnego wykonywania powierzonych mu czynności, 2) złożenia przez niego oświadczenia o zaistnieniu okoliczności uniemożliwiających mu występowanie w imieniu zamawiającego lub też wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, 3) niezłożenia oświadczenia o zaistnieniu okoliczności uniemożliwiających mu występowanie w imieniu zamawiającego lub też wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne, 4) innej przeszkody uniemożliwiającej mu udział w pracach komisji przetargowej. Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub może być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań. Wskazane jest wyposażenie powołanej komisji przetargowej w odpowiednie kompetencje oraz wytyczne określające m.in. terminy oraz rodzaje dokumentów i pism, które zobowiązani są przedstawić komisji poszczególne działy (osoby) zamawiającego. Równie potrzebne jest określenie zależności służbowych pomiędzy członkami komisji a pozostałymi pracownikami - i co jest szczególnie ważne - wzajemnych relacji pomiędzy komisją przetargową (ciałem wyłącznie doradczym) a kierownikiem jednostki lub osobą upoważnioną, do których należy ostateczna decyzja zatwierdzająca wyniki pracy komisji. Dokonać tego można tworząc - zatwierdzany przez kierownika jednostki - regulamin pracy komisji przetargowej. Zamawiający - kierownik jednostki - może dodatkowo przeanalizować możliwość upoważnienia określonej osoby44 do zatwierdzenia wyników pracy komisji. W zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do zadań komisji przetargowej należy w szczególności przygotowanie i przekazanie do zatwierdzenia przez kierownika jednostki: 1) propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem, 2) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia doudziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę, 3) propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone rokowania, 4) ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia, 5) projektów innych dokumentów, w szczególności wniosków kierownika jednostki do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą, Na tym etapie komisja korzysta z obowiązujących od dnia 1 lipca 2002 roku znormalizowanych druków wynikłych z Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 r. w sprawie wzorów ogłoszeń o zamówieniach publicznych publikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz dodatkowych informacji zawartych w ogłoszeniach45 tj.: ZP-110 Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym ZP-120 Zaproszenia do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym ZP-130 Informacji o wstępnej kwalifikacji ZP-140 Ogłoszenie o przetargu dwustopniowym ZP-150 Ogłoszenie o wyniku postępowania ZP-190 Ogłoszenie o planowanych zamówieniach publicznych o wartości powyżej 500 000 euro W zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do zadań komisji przetargowej należy w szczególności: 1) udostępnianie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zainteresowanym dostawcom lub wykonawcom oraz udzielanie wyjaśnień dotyczących jej treści, 2) prowadzenie negocjacji albo rokowań z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo rokowań, 3) otwarcie ofert, 4) ocena spełniania warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wykluczenie dostawców lub wykonawców w przypadkach określonych ustawą, 5) odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych ustawą, 6) ocena ofert nie podlegających odrzuceniu, 7) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania, 8) przyjmowanie i analiza wnoszonych protestów wraz z przygotowaniem projektu odpowiedzi na protest. Ułatwieniem w pracach komisji przetargowej jest określenie przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół. Rozporządzenie obowiązuje od dnia 5 sierpnia 2003 roku. Do dnia 30 marca 2001 r. funkcjonowały druki wprowadzone na podstawie zarządzenia Prezesa UZP z dnia 29 grudnia 1994 r. w sprawie określenia wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół46. Zarządzenie Prezesa UZP utraciło swoją moc z dniem 30 marca 2001 roku. Podstawa prawna: Obwieszczenia47 Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie wykazu uchwał Rady Ministrów, zarządzeń i innych aktów normatywnych Prezesa Rady Ministrów, ministrów i innych organów administracji rządowej, które utraciły moc z dniem 30 marca 2001 r. Drukami, jakimi obecnie posługuje się komisja przetargowa są: ZP-1 Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro ZP-1/NK Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji ZP-1/PD Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie przetargu dwustopniowego ZP-1/PN Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego ZP-1/PO Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego ZP-1/WR Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki ZP-1/ZC Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro prowadzonego w trybie zapytania o cenę ZP-11 Oświadczenie członka komisji przetargowej/osoby występującej w imieniu zamawiającego / biegłego (rzeczoznawcy)* ZP-12 Zbiorcze zestawienie ofert / ofert wstępnych / wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym / wniosków o wstępną kwalifikację* ZP-13 Informacja o spełnianiu warunków wymaganych od dostawców/wykonawców* uczestniczących w kwalifikacji wstępnej / postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego* ZP-14 Lista dostawców/wykonawców* wykluczonych z postępowania ZP-15 Oferty odrzucone ZP-16 Karta indywidualnej oceny oferty ZP-17 Streszczenie oceny i porównania złożonych ofert ZP-18 Informacja o wniesionych protestach i odwołaniach Zgodnie z zapisami ustawowymi komisja przetargowa proponuje, a kierownik jednostki lub osoba upoważniona zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty. Ważne jest zrozumienie, w jakich okolicznościach kierownik jednostki, lub osoba upoważniona, może odmówić zatwierdzenia propozycji komisji przetargowej najkorzystniejszej oferty. Z pewnością tak być powinno w przypadku istotnego naruszenia prawa przez członków komisji przetargowej, mogącego mieć wpływ na jej decyzję. Wątpliwe natomiast jest, aby wybór komisji dokonany zgodnie z prawem mógł być podważony przez kierownika jednostki (lub osobę upoważnioną) z innych przyczyn, niż przyczyny będące podstawą unieważnienia postępowania wskazane w art. 27 b ust. 1 ustawy. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie publiczne na podstawie art. 27b ust. 1 pkt 3 lub 4 dostawcom lub wykonawcom, którzy założyli oferty niepodlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty (art. 27b ust. 3). Nie jest w tym przypadku istotne, czy ewentualne uzasadnione roszczenia oferentów będą znaczne czy też nie. Istotne jest wydatkowanie przez kierownika jednostki środków publicznych w sposób niecelowy, wynikły z jego niedbałości, czyli jaskrawo naruszający ustawę o finansach publicznych. Jeżeli kierownik jednostki (osoba upoważniona) odmówi zatwierdzenia propozycji komisji i unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 27b ust. 1 pkt 4 z tego powodu, że w postępowaniu doszło do mającego wpływ na wynik postępowania naruszenia przepisów określonych w ustawie lub aktach wykonawczych wydanych na jej podstawie, to przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej samej sprawie powierza się komisji w zmienionym składzie. Czynności podejmowane przez członków komisji przetargowej w ramach postępowania odznaczają się dużą samodzielnością. Podważanie lub ingerowanie w decyzje członków komisji przetargowej przez kierownika jednostki kolidowałoby z celem ustanowienia przez ustawodawcę instytucji komisji - jako merytorycznej grupy pracowników, których suwerenne decyzje są nadzorowane jedynie pod kątem zgodności z prawem. Inna interpretacja przepisów dopuszczająca szerszą ingerencję kierownika jednostki w decyzje komisji przetargowej mogłaby w określonych okolicznościach prowadzić do sytuacji patologicznych. W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 27b ust. 1 ustawy komisja występuje do kierownika jednostki o unieważnienie postępowania. Pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania. --------------------- 38 Dz. U. z roku 2001 nr 113, poz. 1208 39 Dz. U. z roku 2002 nr 82, poz. 743 40 Dz. U. z roku 1974 nr 24, poz. 141 z późn. zm. 41 Dz. U. z roku 1964 nr 16, poz. 93 z późn. zm. 42 Dz. U. z roku 2002 nr 76, poz. 694 z późn. zm. 43 Dz. U. z roku 2003 nr 60, poz. 535 44 Kierownik jednostki, pomimo powołania komisji przetargowej oraz upoważnienia osoby do zatwierdzania wyników przetargu, jest nadal odpowiedzialny za przeprowadzenie i wynik postępowania przetargowego. 45 Dz. U. z roku 2002 nr 91, poz. 816 46 M.P. z roku 1995 nr 1, poz. 12 47 M. P. z roku 2001 nr 47, poz. 782
