Bardzo ważenie jest, aby zamawiający prawidłowo opisał kryteria oceny ofert w specyfikacji, ponieważ później nie można ich modyfikować. Ponadto, jeśli zdarzy się rozbieżność między kryteriami oceny ofert zawartymi w ogłoszeni i w specyfikacji, arbitrzy uznają to za wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy, która skutkuje koniecznością unieważnienia przetargu z powodu naruszenia zasad uczciwej konkurencji oraz jawności postępowania.
W zasadzie zamawiający może ustalić własny katalog kryteriów oceny ofert, przy czym kryterium cenowe jest zawsze obowiązkowe. Ustalając kryteria zamawiający musi pamiętać, że zawsze powinny one odnosić do jego rzeczywistych potrzeb. Ponadto nie mogą one mieć charakteru subiektywnego pozwalającego na uznaniowe oceny komisji przetargowej.
Z art. 91 ust. 2 prawa zamówień publicznych (p.z.p.) wynika, że kryteriami oceny ofert są cena oraz inne kryteria dotyczące przedmiotu zamówienia. Inne kryteria przykładowo zostały wyliczone i są to np. funkcjonalność, parametry techniczne, koszty eksploatacji, zastosowanie najlepszych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, serwis czy termin wykonania zamówienia. Ponieważ przepis zawiera katalog przykładowy - innych kryteriów - zamawiający może zdecydować się także na wymagania niewskazane wprost w p.z.p., a dopasowane do przedmiotu zamówienia.
Kryterium cenowe
W większości postępowań zamawiający decydują się na wybór oferty najtańszej, a więc tylko na kryterium cenowe. Jest to uzasadnione tylko wtedy, gdy zamawiane są dostawy lub usługi powszechnie dostępne. Natomiast w przypadku zamówień, których przedmiot zamówienia jest skomplikowany i wyspecjalizowany, oferta najtańsza może nie spełniać oczekiwań zamawiającego. W takich postępowaniach zamawiający powinien raczej zdecydować się na dodatkowe kryteria i określić odpowiednio ich wagę w relacji do kryterium ceny. Znaczenie poszczególnych kryteriów podaje się poprzez procentowe wskazanie ich ważności. Zamawiający ustala wagi dla każdego kryterium przez przedstawienie wzoru obliczenia punktacji, procentów, wskazanie innych parametrów. Jeśli zamawiający wybierze tylko kryterium ceny, to bierze się pod uwagę najniższą cenę brutto. W przypadku dodatkowych kryteriów niedopuszczalne jest, aby najwięcej punktów otrzymała oferta ze średnią ceną, a po 0 punktów oferty z najniższą i najwyższą ceną (sygn. UZP/ZO/0-298/00).
Nawet przy zastosowaniu jako jedynego kryterium ceny może dojść do nierównego traktowania przedsiębiorców. Przykładowo może się zdarzyć, że część ofert złożą wykonawcy objęci VAT, a część wykonawcy nieobjęci VAT lub cłem, w przypadku których to zamawiający będzie musiał zapłacić podatek. Aby zachować uczciwą konkurencję, zamawiający ma obowiązek wtedy doliczyć do oferty podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek zapłacić sam.
Inne kryteria
Przy pozostałych kryteriach zamawiający musi pamiętać, aby dokładnie i precyzyjnie opisać w specyfikacji metodę ich oceny. Może się to okazać trudne, zwłaszcza przy kryterium jakości. Bardzo ciężko jest np. przełożyć na zapisy specyfikacji ocenę jakości artykułów spożywczych, samochodów czy sprzętu biurowego. Dlatego przy kryterium jakości oraz funkcjonalności należy wyraźnie wskazać metodę oceny spełniania takiego kryterium, np. poprzez wskazanie podkryteriów i ich punktacji.
Dużo łatwiej zamawiającemu będzie stosować kryteria odnoszące się do parametrów technicznych, gdyż mają one charakter mierzalny. Przy kryterium kosztów eksploatacji zamawiający powinien pamiętać o wskazaniu, czy oceniane będą wszystkie czy też niektóre z nich i jaki okres eksploatacji będzie brany pod uwagę. Kryterium serwisu pozwoli natomiast zamawiającemu ocenić jak rozmieszczone są punkty serwisowe wykonawcy, co pozwoli ocenić dostępność serwisu. Z kolei kryterium terminu wykonania zamówienia pozwala zamawiającemu na premiowanie skróconego terminu wykona zamówienia.
Więcej w Gazecie Prawnej z 12 marca 2008
