Pojęcie „oferty wariantowej” znane jest polskim zamówieniom publicznym już od 2001 roku kiedy to nowelizacją do ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych wprowadzono art. 17a dopuszczający możliwość złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia. Ten rodzaj oferty znany jest też ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej uPzp, od samego początku jej obowiązywania. Pomimo to wciąż niewielu zamawiających dopuszcza takie oferty, także z tego powodu, że posiadają mylne pojęcie czym są owe „oferty wariantowe”.
Definicja oferty wariantowej znajduje się w art. 2 pkt 7) uPzp: „Ilekroć w ustawie jest mowa o: ofercie wariantowej - należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz), odmienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia publicznego” Już z tej definicji widać, że oferta wariantowa nie jest jakąś indywidualną inicjatywą wykonawcy, który składa ofertę, która przewiduje inne niż opisany w siwz wykonanie zamówienia. Nie jest też oferta wariantowa możliwością złożenia kilku ofert przewidujących różne wykonanie zamówienia w jednym postępowaniu. Jeżeli wykonawca tak postąpi jego oferta lub oferty zostaną odrzucone. Aby móc złożyć ofertę wariantową musi się na to wyraźnie zgodzić zamawiający.
Pierwszym dokumentem z jakiego wykonawca dowie się czy dopuszczone są przez zamawiającego oferty wariantowe w przypadku trybów przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem oraz dialogu konkurencyjnego będzie ogłoszenie o zamówieniu. W Sekcji II ogłoszenia o zamówieniu zamieszczanego w Biuletynie Zamówień Publicznych – „Przedmiot zamówienia”, w punkcie II.1.6), zamawiający ma obowiązek zaznaczyć czy dopuszcza, czy nie złożenie oferty wariantowej (w ogłoszeniu o zamówieniu przekazywanym do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej jest to punkt II.1.9). W przypadku zastosowania trybu negocjacji bez ogłoszenia zamawiający zawiera informację o możliwości złożenia oferty wariantowej w zaproszeniu do negocjacji przekazywanym wybranym przez siebie wykonawcom. Jeśli zamawiający dopuścił składanie ofert wariantowych, musi on zawrzeć w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe.
Istotą oferty wariantowej jest możliwość przedstawienia przez wykonawcę innego sposobu wykonania zamówienia. Nie ma tu jednak mowy o całkowitej dowolności wykonawcy. Aby wykonawca wiedział czego się od niego oczekuje, zamawiający powinien na tyle dokładnie na ile to możliwe opisać jakie zmiany w stosunku do siwz są dopuszczalne. Oprócz tego, że wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, o czym warto przypomnieć w siwz dopuszczając oferty wariantowe, winien on wyraźnie wskazać w ofercie, że zdecydował się na rozwiązanie wariantowe. Oferta wariantowa powinna zawierać wyczerpujący opis świadczenia, z uwzględnieniem każdego jego elementu niezbędnego do wykonania usługi, dostawy lub roboty budowlanej. Zamawiający musi postawić i opisać pewne minimalne warunki, które muszą być spełnione przez ofertę wariantową.
