PROBLEM
W 2007 roku udzielaliśmy bardzo wielu zamówień, ale nigdy ich wartość nie przekraczała 14 tys. euro. Czy musimy wysyłać sprawozdanie do UZP i zsumować wszystkie zamówienia?
URZĄD ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH INFORMUJE
Aby przesłać sprawozdanie, zamawiający powinien wypełnić specjalny formularz umieszczony na portalu UZP. Obowiązek sprawozdawczy na zamawiających nakłada art. 98 prawa zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655). Wzory formularzy ustala rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 10 września 2007 r. zmieniające dotychczasowe przepisy (Dz.U. nr 175, poz. 1226).
Sprawozdanie muszą przekazywać jednak tylko ci zamawiający, którzy w 2007 roku udzielili zamówień (w tym zamówień sektorowych) o wartości większej niż 14 tys. euro. Jeżeli udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, to należy je traktować jako odrębne postępowania, a więc uwzględniać w sprawozdaniu, jeśli ich wartość przekracza 14 tys. euro.
W celu wysłania sprawozdania można posłużyć się loginem i hasłem przyznanym do przesyłania ogłoszeń. Podczas wpisywania danych trzeba koniecznie zapisać numer sesji, który pojawi się w lewym górnym rogu. W razie awarii pozwoli to odtworzyć wcześniej wpisane dane.
Dużym ułatwieniem dla zamawiających jest to, że rubryki akceptują tylko prawidłowe teksty, liczby lub kombinacje liter i cyfry. Jeśli dane nie dają się wpisać do sprawozdania, to sygnał, że sprawozdanie jest wypełniane niepoprawnie. W razie błędu wyświetla się też specjalny komunikat.
Jeśli zamawiający nie może wypełnić jakichś rubryk, może to wynikać też z tego, że dane są wpisywane automatycznie przez system. Przykładowo nie można edytować pól nazwy i adresu zamawiającego, bo te dane system ściąga z kartoteki zamawiającego założonej przy nadawaniu loginu i hasła do przesyłania ogłoszeń.
Podczas wypełniania formularza trzeba bardzo dokładnie wpisywać dane. Przykładowo w polu Wartość umów bez podatku od towarów i usług zamawiający powinien podać dokładną kwotę zamówienia, łącznie z groszami. Na przykład, przy wartości umowy 1 234 567,89 zł w formularzu sprawozdania trzeba wpisać taką samą kwotę, czyli 1 234 567,89. Formularz elektroniczny został tak skonstruowany, że do wpisywania wartości udzielonych zamówień przeznaczone są dwa pola: pole do wpisania kwot zł (nie należy wpisywać kropek lub spacji oddzielających tysiące) oraz pole do wpisania groszy. Przy wypełnianiu pola NIP zamawiający powinien pamiętać, że trzeba dokładnie wpisać cyfry oraz myślniki, np. 123-45-67-890.
W przypadku zawarcia umowy ramowej zamawiający powinien podać jedynie całkowitą wartość umowy ramowej; a nie należy uwzględniać wartości poszczególnych zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.
W sprawozdaniu zamawiający powinien uwzględnić wszystkie umowy zawarte w roku, którego dotyczy sprawozdanie niezależnie od terminu wykonania umowy lub wydatkowania środków. Należy więc w sprawozdaniu uwzględnić środki, które będą wydatkowane w roku następnym, jeśli umowa została zawarta w roku sprawozdawczym. Podobnie jeśli umowa została zawarta na okres dłuższy niż rok, zamawiający powinni uwzględnić całą wartość umowy, wykazując ją w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę. Natomiast w przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.
Po przesłaniu wypełnionego formularza sprawozdania on-line zamawiający powinien wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem referencyjnym. Wydruku nie należy jednak wysyłać do UZP pocztą ani faksem.
Opracowano na podstawie informacji ze strony www.uzp.gov.pl
Gazeta Prawna, 27 lutego 2008
