Zamówienia publiczne - Poradnik

• nazwaniu naszych potrzeb - określając potrzeby musimy kierować się pojęciami zrozumiały dla dostawców lub wykonawców w sposób jednolity,
• obliczeniu (określeniu) wartości tych potrzeb - jest to nam niezbędne do stwierdzenia czy nasze potrzeby możemy nabyć w danym okresie finansowym (rok), czy też należy rozłożyć finansowanie na dwa lub więcej lat.
  Ponadto uzyskujemy informacje na temat wysokości środków finansowych jakich nie możemy przekroczyć realizując zamówienie. Należy zwrócić uwagę, że często zamiennie używa się słowa wartość oraz cena. Dla uniknięcia późniejszych nieporozumień dobrze używać słowa "wartość" jako kwota bez podatku VAT oraz słowa "cena" dla kwoty z podatkiem VAT.
• określeniu kryteriów wyboru oferty - czyli kryteriów, którymi będziemy porównywać złożone oferty np. cena, okres gwarancji, czas reakcji na zgłoszenie usterki termin płatności, koszty eksploatacji, parametry technicznei. Kryteria muszą posiadać zdolności pomiarowe (co wynika z gramatycznej wykładni wyrażenia "kryterium"). Kryteria oceny ofert nie powinny dotyczyć właściwości wykonawcy i najczęściej - także "prywatnie" - najczęściej zwraca się uwagę na cenę, a następnie na jakość i inne elementy towaru lub usługi.
• wyborze trybu postępowania - ogłoszenie ogólne, czyli tryb przetargowy lub ogłoszenie kierowane do określonych dostawców lub wykonawców - czyli tryb nieprzetargowy,
• określeniu formularza warunków postępowania - czyli zbioru informacji nt. możliwości pobrania dokumentów postępowania, jakie to będą dokumenty, opis sposobu przygotowywania ofert, opis sposobu obliczenia ceny oferty, miejsca i terminu złożenia ofert, terminu i trybu otwarcia ofert, możliwość zastosowania przez dostawców lub wykonawców środków odwoławczych itp.,
• ogłoszeniu lub zaproszeniu do postępowania - najczęściej jest to ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych i siedzibie Zamawiającego oraz uzupełniająco - ogłoszenie na stronie internetowej, w prasie, radiu lub telewizji. Sposób ogłoszenia zależy także od wartości zamówienia. Dla postępowań o małej wartości koszty ogłoszenia np. poprzez telewizję byłyby nieadekwatne do celu.
• zebraniu i porównaniu złożonych ofert - w celu wyboru oferty najkorzystniejszej.
  Ofertą najkorzystniejszą będzie zawsze oferta z najniższą ceną lub najkorzystniejszym bilansem ceny i innych kryteriów,
• ogłoszeniu która oferta została uznana jako najkorzystniejsza - podobnie jak przy ogłoszeniu o postępowaniu powinniśmy zawiadomić o wyniku postępowania wszystkich oferentów,
• podpisaniu kontraktu i jego realizacji - czyli sfinalizowaniu naszych działań.

Procedurę postępowania przy zamówieniu zawsze ustala właściciel środków finansowych, nakładając na dysponenta obowiązek zachowania ustalonych reguł.
Istotnym elementem każdej procedury udzielenia zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane jest możliwość późniejszego zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Sposób i forma dokumentowania wydatków, w celu zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu w przypadku, gdy wydatków dokonuje podmiot zobowiązany do stosowania ustawy o zamówieniach publicznych zawarty jest w określonych aktach prawnych.
Ustawa o zamówieniach publicznych została uchwalona 10 czerwca 1994 r. i opublikowana w Dzienniku Ustaw z dnia 4 lipca 1994 r. nr 76, poz. 344.
Obowiązywać zaczęła od dnia 1 stycznia 1995 roku.
Zmiany i nowelizacje z okresu pierwszych trzech lat jej funkcjonowania zostały zaowocowały w roku 1998 pierwszym jednolitym tekstem ustawy¹..
Przez kolejne trzy lata dokonano siedmiu zmian i nowelizacji ustawy, z czego ostatnią w 2001 roku zmianę wprowadza ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej².
W czerwcu 2002 r. ukazał się następny jednolity tekst ustawy o zamówieniach publicznych - Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 25 kwietnia 2002 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o zamówieniach publicznych³.
Pierwszą - w 2002 roku - zmianę "jednolitego" tekstu ustawy o zamówieniach publicznych ogłoszono już w lipcu 2002 roku, w Dzienniku Ustaw⁴ z dnia 20 lipca 2002 r., a związana ona była z ustawą z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta.

Następnie, w dniu 22 listopada 2002 r., uchwalono kolejną nowelizację ustawy, a Senat i Rząd ogłosiły przygotowania nowych projektów jej zmian i nowelizacji.
Ostatnia, w 2002 roku, zmiana ustawy o zamówieniach publicznych związana jest z datą 27 listopada 2002 roku, kiedy to ukazała się w Dzienniku Ustaw "Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary⁵", zmieniająca (zmiana wchodzi w życie 28 listopada 2003 r.) brzmienie art. 19 ust. 1 pkt 6:
"6) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne, na podstawie przepisów ustawy z dnia z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz. U. Nr 197, poz. 1661)".
W 2003 roku, Rada Ministrów, w dniu 13 maja 2003 roku, zapoznała się z podstawowymi założeniami projektu nowej ustawy "Prawo zamówień publicznych". Pełny tekst projektu został opublikowany dnia 11 sierpnia 2003 roku na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.
Jednocześnie, w dniu 29 sierpnia 2003 roku, Sejm uchwalił zmianę ustawy o zamówieniach publicznych. Zmiana została opublikowana w dniu 19 września 2003 roku w Dzienniku Ustaw nr 165, poz. 1591.Zmiany nie ominęły również aktów wykonawczych do ustawy.
Na podstawie art. 75 ust. 4 ustawy z dnia 22 grudnia 2000 r. o zmianie niektórych upoważnień ustawowych do wydawania aktów normatywnych oraz o zmianie niektórych ustaw⁶ - w Monitorze Polskim ukazało się Obwieszczenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie wykazu uchwał Rady Ministrów, zarządzeń i innych aktów normatywnych Prezesa Rady Ministrów, ministrów i innych organów administracji rządowej⁷, które utraciły moc z dniem 30 marca 2001 r.

W wykazie tym znajdują się m.in. dwa akty wykonawcze do ustawy o zamówieniach publicznych:

• Zarządzenie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych⁸ z dnia 29 grudnia 1994 r. w sprawie określenia wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół,
• Zarządzenie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych⁹ z dnia 2 stycznia 1995 r. w sprawie określenia warunków wpisu na listę arbitrów i skreślenia z listy arbitrów.

Jednak najważniejsze zmiany aktów wykonawczych związane są z nowelizacją ustawy z lipca 2001 roku, która wprowadziła konieczność wydania nowych przepisów wykonawczych. Na tej podstawie, w roku 2002, zostało wydanych 10 aktów wykonawczych do ustawy o zamówieniach publicznych.
W roku 2003 ukazał się tylko jeden nowy akt wykonawczy tj. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji¹⁰ z dnia 5 czerwca 2003 r. w sprawie wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół.
Powyższe rozporządzenie obowiązuje od 4 sierpnia 2003 roku.

Według stanu prawnego na 1 września 2003 roku, do ustawy o zamówieniach publicznych, obowiązuje 15 aktów wykonawczych.
Ustawa o zamówieniach publicznych jest jednym z elementów określających zasady wydatkowania środków publicznych, które powinny być dokonywane zawsze w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Ustawa określa zasady, formy i tryb udzielania zamówień publicznych, organ właściwy w sprawach o zamówienia publiczne, a także przysługujące środki odwoławcze (protest, odwołanie i skarga) oraz tryb ich rozpatrywania.

Celem ustawy jest określenie jednolitych zasad wyboru wykonawcy, któremu udzielone będzie zamówienie publiczne.

Zasadniczą regułą, określoną przez ustawę o zamówieniach publicznych, jest wydatkowanie środków finansowych wyłącznie po postępowaniu, które może być przeprowadzone w trybie przetargowym (w formie nieograniczonej, gdzie każdy ma prawo złożyć ofertę, w formie ograniczonej do wybranych przez zamawiającego podmiotów, które mogą złożyć ofertę lub formie przetargu dwustopniowego) lub trybie nieprzetargowym (w formie negocjacji - negocjacje z zachowaniem konkurencji, zapytania - zapytanie o cenę lub rokowań - zamówienie z wolnej ręki).

Podstawowym trybem zamówienia publicznego jest przetarg nieograniczony.
Wybór innych trybów zamówienia publicznego nie jest dowolny i zależy między innymi od określonych ustawą przesłanek oraz od wartości zamówienia.

Przy określonej wartości zamówienia (obecnie jest to zamówienie o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro) musimy jeszcze umożliwić dostawcom lub wykonawcom - gdyby uznali, że ich interes jest naruszony przez nasze postępowanie - na skorzystanie ze środków odwoławczych, jakimi są protest, odwołanie i skarga.

Podstawowe zasady regulacji prawnych zamówienia publicznego to powszechność stosowania, jawność postępowania, uczciwa konkurencja, równość traktowania wszystkich podmiotów, udzielanie zamówienia w określonych trybach ustawowych.

Niniejsze zasady występują w ustawie o zamówieniach publicznych:

• zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy wybranemu na zasadach określonych w ustawie (art. 12a),
• tryb przetargu nieograniczonego jest podstawowym trybem udzielania zamówienia publicznego (art. 14 ust. 1), a oferty mogą złożyć wszyscy dostawcy lub wykonawcy, którzy chcą wziąć w nim udział (art. 28 ust. 2),
• zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie (art. 145 ust. 2),
• zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną albo ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, w szczególności kosztów eksploatacji, parametrów technicznych, funkcjonalności oraz terminu wykonania (art. 2 ust. 1 pkt 8),
• zamawiający dokonuje wyboru wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert (art. 27d ust. 1),
• kryteria oceny ofert nie podlegają zmianie w toku postępowania (art. 27d ust. 3) i są tak skonstruowane, że nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej (art. 27d ust. 2),
• kryteria oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców i wykonawców nie podlegają zmianie w toku danego postępowania (art. 24 ust. 1) także przypadków, w których zamawiający przeprowadza wstępną kwalifikację,
• protokół (dokumentacja podstawowych czynności), oferty oraz wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie postępowania są jawne i podlegają udostępnianiu po zakończeniu postępowania (art. 26a),
• ogłoszenia o zamówieniach publicznych przewidziane w ustawie ogłasza się w Biuletynie Zamówień Publicznych wydawanym przez Prezesa Urzędu.

-------------------
1 Dz. U. z roku 1998 nr 119, poz. 773
2 Dz. U. z roku 2001 nr 128, poz. 1403
3 Dz. U. z roku 2002 nr 72, poz. 664
4 Dz. U. z roku 2002 nr 113, poz. 984
5 Dz. U. z roku 2002 nr 197, poz. 1661
6 Dz. U. z roku 2000 nr 120, poz. 1268
7 M. P. z roku 2001 nr 47, poz. 782
8 M. P. z roku 1995 nr 1, poz. 12
9 M. P. z roku 1995 nr 1, poz. 15
10 Dz. U. roku 2003 nr 116, poz. 1101