Ustawa Prawo zamówień publicznych (zwana dalej uPzp) w artykule 38 ust. 3 przewiduje w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego możliwość zwołania zebrania wszystkich wykonawców. Zebranie ma służyć wyjaśnieniu wątpliwości dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Takie wątpliwości mogą się pojawić w prawie każdym postępowaniu, ponieważ nawet poprawnie przedstawiony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zwanej dalej SIWZ) opis przedmiotu zamówienia wywołuje często u wykonawców chęć otrzymania wyjaśnień czy interpretacja wykonawcy jest zgodna z zamysłem zamawiającego. Każdy wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a zamawiający ma obowiązek niezwłocznie udzielić wyjaśnień. Od tego obowiązku istnieje wyjątek mówiący, że jeśli prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert, a w przypadku przetargu ograniczonego oraz negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia - na mniej niż 4 dni przed terminem składania ofert. Pytania do SIWZ wykonawcy przekazują w formie przewidzianej w SIWZ czyli w zależności od wyboru zamawiającego drogą elektroniczną, faxem, lub w formie pisemnej z tym, że z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w uPzp, forma pisemna zawsze jest dopuszczalna nawet jeśli zamawiający nie przewidział jej w SIWZ. Zebranie wykonawców może zostać zwołane właśnie w celu wzajemnego przekazania między zamawiającym a wykonawcami pytań i odpowiedzi dotyczących SIWZ.
Zebranie może być przewidziane już w SIWZ. Zamawiający może w niej ustalić konkretny termin zebrania, jednakże częściej praktykowane jest tylko zastrzeżenie możliwości zwołania zebrania. Jeżeli po wszczęciu postępowania zamawiający dojdzie do wniosku, że zebranie powinno być zwołane zawiadamia on tych wykonawców, którym przekazał SIWZ, a jeśli SIWZ została zamieszczona na stronie internetowej zamieszcza też informację o zebraniu na stronie internetowej na której zamieszczona została SIWZ. Co prawda uPzp w ustępie poświęconym zebraniu wykonawców nie wyraża dosłownie obowiązku przekazania zaproszenia każdemu wykonawcy z osobna któremu przekazano SIWZ, jednakże nie może być wątpliwości, że zamawiający winien tak postąpić. Art. 38 ust 2 taki obowiązek nakłada w przypadku przekazywania pytań do SIWZ i odpowiedzi na nie, a także sam art. 38 ust. 3 zobowiązuje zamawiającego pamiętać o wykonawcach którzy pobrali SIWZ w chwili przekazywania informacji ze spotkania. Pamiętać należy też o wyrazie „także” we fragmencie ustępu trzeciego: ... informację o terminie zebrania zamieszcza także na tej stronie;...”. Oznacza to, że informacja o terminie zebrania na stronie internetowej nie jest jedyną jaką zamawiający jest zobligowany zamieścić, a oprócz nie powinien właśnie poinformować osobiście każdego z wykonawców, którym przekazał SIWZ. Warto też zwrócić uwagę na art. 38 ust 3 mówi o zwołaniu zebrania „wszystkich” wykonawców. Zgodnie z art. 2 pkt 11) uPzp jako wykonawcę należy rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. Przed złożeniem oferty krąg „wykonawców” jest praktycznie nieograniczony. Wykonawcą jest każdy kto ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, a więc ten komu przekazano SIWZ, ten kto zadaje pytania do treści SIWZ bądź składa protest na ogłoszenie o zamówieniu bądź SIWZ, a także ten kto w żaden sposób nie ujawnił jeszcze zamawiającemu swojego zamiaru złożenia oferty, ponieważ przygotowuje się do złożenia oferty śledząc na bieżąco treść SIWZ, zmiany do niej oraz pytania i odpowiedzi, które pojawiają się na stronie internetowej. Zamieszczenie w internecie informacji o zebraniu służyć ma przede wszystkim tym wykonawcom, którym nie przekazano SIWZ, tym niemniej za słuszne należy uznać, jakkolwiek nie jest to wymóg ustawowy, bezpośrednie poinformowanie o zebraniu także innych znanych zamawiającemu wykonawców, którzy nie wystąpili o przekazanie SIWZ, ale np. zadawali już pytania do treści SIWZ. Im lepiej rozpowszechniona będzie informacja o zebraniu wykonawców tym bardziej zachowana będzie zasada równości i jawności postępowania.
Piotr Wiśniewski
